Warum ist die Digitalisierung die Zukunft der Personalabteilung?

Laut einer aktuellen Studie von Gartner glauben zwei Drittel der Führungskräfte, dass ihr Unternehmen nicht mehr wettbewerbsfähig sein wird, wenn es sich bis 2020 nicht stärker digitalisiert[1]. Deshalb greifen wir hier nochmal die Frage auf, warum die Digitalisierung im Personalbereich so wichtig ist und wie sich Unternehmen auf weitere Veränderungen in der Zukunft vorbereiten können.

Was ist HR-Digitalisierung?

In erster Linie ist die HR-Digitalisierung der Prozess der Nutzung von Technologien zur Optimierung des HR-Bereichs, wodurch dieser effizienter und vernetzter wird. Zum Beispiel die Konsolidierung von Personaldaten zur Verwaltung der Mitarbeiterleistung oder der Einsatz von Technologien zur Straffung des Einstellungsverfahrens. Dies prägte auch den Begriff e-HR, welcher erstmals in den 1990er Jahren auftauchte. Die HR-Digitalisierung hat sich seitdem zu einem wichtigen Thema in der HR-Welt entwickelt. Vereinfacht gesagt, kann es sich bei der HR-Digitalisierung um die Ablösung von Formularen und Vorlagen oder auch von Excellisten und manuellen Berechnungen durch eine einheitliche Datenbank mit entsprechenden Report- und Berichtsfunktionen handeln oder um den Einsatz von Software, die eine schnellere und effizientere Abwicklung von Personalprozessen, wie zum Beispiel Recruiting, Stammdatenverwaltung oder Lohnabrechnung ermöglicht.

Technology and engineering concept

Was sind die Vorteile der HR-Digitalisierung?

  1. Verbesserte Employee Experience (EX)

Angesichts der Tatsache, dass häufigere Job-Wechsel der neueste Karrieretrend des 21. Jahrhunderts ist, war die Verbesserung und Optimierung der Employee Experience noch nie so wichtig wie heute. Die Digitalisierung des Personalbereichs kann diesen Prozess unterstützen, indem sie der Führungskraft und dem Personalbereich einen schnellen Überblick über alle Mitarbeiterdaten ermöglicht. Dazu gehört auch ein Überblick über berufsrelevante Schulungen und Bildungshintergrund, um zu sehen, ob dies in angemessener Korrelation zum Anforderungsprofil und der aktuellen Vergütung steht. An dieser Stelle kann People Analytics besonders nützlich sein. Mit People Analytics können Personalbewegungen analysiert und für die Zukunft prognostiziert werden. So ist es möglich demografische Merkmale der Mitarbeiter und Trends bei Kündigungen sichtbar zu machen und ein Daten-Modell zu erstellen, welches eine Prognose für die Zukunft vornimmt. Damit werden Hotspots erkannt und Bindungsmaßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden. Dies ist umso wichtiger, soweit Mitarbeiter mit kritischen Skills abwanderungsgefährdet sind und die Nachfolgeplanung eine wichtige Rolle spielt. Dies kann nicht nur bei der Erkennung und Verhinderung von Kündigungstendenzen helfen, sondern auch die Grundlage für demografische Unternehmensreports schaffen.

  1. Verbesserte Sicherheit

Die Digitalisierung ermöglicht es Dokumente online zu speichern und elektronisch zu unterschreiben. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, die Dateien zu verschlüsseln, mit einem Passwort zu schützen oder revisionssicher (d.h. unveränderlich) in einer revisionssicheren digitalen Personalakte abzuspeichern.  Eine elektronische Personalaktie ist eine DSGVO-konforme, moderne und sicherere Alternative zu Papierakten und das Risiko für Dokumentenverlust und Fehler wird minimiert. Dadurch wird die Personalarbeit im Unternehmen nicht nur sicherer, sondern geht auch zeitsparender von statten. Die Digitalisierungsstudie von Haufe spricht von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 60% durch Digitalisierung der HR-Prozesse. Zudem wird durch rollenbasierte Zugriffsberechtigungen und eine mögliche Protokollierung von Zugriffen auf diese Daten im System die transparente Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten professionalisiert. Die digitale Verwaltung und Kopie der Daten schützt vor dem Risiko zerstörter oder manipulierbarer Papierakten.

  1. Verbesserte Effizienz

Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeiterdaten in mannigfaltigen Excel-Tabellen, Formularen oder Tools doppelt und dreifach eingegeben werden mussten! Die Digitalisierung der Personalarbeit ermöglicht es, all diese Daten in einem einzigen Prozess zu bündeln. Das bedeutet, dass die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten, z. B. eine Adressänderung, nicht mehr Minuten, sondern nur noch Sekunden in Anspruch nehmen muss. Die Folge? Eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, da sie nicht mehr frustriert sind, wenn Papierdokumente verloren gehen und kleinere Vorgänge viel weniger Zeit in Anspruch nehmen[2]. Summa summarum: mehr Zeit für das Geschäft und die Strategie!

  1. Verbesserter Einstellungsprozess

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters kann eine umfangreiche Aufgabe sein. Der Gedanke, sich durch Stapel von Bewerbungsunterlagen zu wühlen, um den idealen Kandidaten zu finden, und dann Vorstellungsgespräche in der ersten, zweiten und sogar dritten Phase zu führen, kann sehr zeitintensiv und anstrengend sein. Durch die Digitalisierung dieses Prozesses wird es viel überschaubarer und schafft Transparenz für alle Beteiligten. Durch die Automatisierung von des Bewerbungseingangs, der Dokumentenverwaltung, der Planung von Vorstellungsgesprächen und Kommunikation mit den zuständigen Führungskräften kann eine Personalabteilung beispielsweise viel mehr Personen in kürzerer Zeit interviewen, was die Einstellungsdauer (Time-to-Hire) massiv verkürzt[3]. Nicht nur das, sondern auch der Prozess für einen Bewerber wird dadurch erheblich gestrafft. Manche Software ermöglicht es potenziellen Arbeitnehmern, Live-Updates zu ihrem Bewerbungsprozess einzusehen. Darüber hinaus hat der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) im Einstellungsprozess in den letzten Jahren erheblich zugenommen, und es ist kein Wunder, warum Unternehmen, die KI bei der Personalbeschaffung einsetzten, eine weitere Kostensenkung erzielen können. KI kann beispielsweise dabei helfen Bewerbungsunterlagen zu sortieren und damit für die Personalabteilung die vorbereitenden Arbeiten zu erledigen.

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Wie können Unternehmen mit der HR-Digitalisierung beginnen?

  1. Die unternehmensspezifischen Ziele identifizieren

Wie bei jeder großen Veränderung im Leben ist es auch bei der Digitalisierung der HR-Arbeit entscheidend, die Ziele richtig zu planen und festzulegen. Je nach Umfang der Umgestaltung ist es ratsam mit pragmatischen Zielen zu beginnen auf welchen aufgebaut werden kann, um den Prozess nicht zu verkomplizieren. Sobald die Ziele für die Digitalisierung feststehen, sollten diese priorisiert werden. Die Auflistung und Priorisierung der Ziele hilft dabei das Ausmaß der Transformation einzuschätzen und gibt Leitlinien vor wo man am besten beginnen sollte. Klare Ziele, die zur Gesamtstrategie des Unternehmens passen, helfen auch bei der Beurteilung, wie genau der Prozess der HR-Digitalisierung zum Unternehmenserfolg beitragen wird.

  1. Auswahl der richtigen Technologie für Ihr Unternehmen

Jedes Unternehmen hat seine Besonderheiten, Vorlieben und einen eigenen Arbeitsstil. Aus diesem Grund ist die Auswahl der optimalen Technologie zur Unterstützung der Digitalisierung der HR-Prozesse für Ihr Unternehmen entscheidend. Hier kann die HR Tech Consulting GmbH helfen: in einem individuellen Beratungsgespräch werden Ihre Bedürfnisse besprochen und wir erstellen ein optimales Vorgehensmodell für Sie. Gerne machen wir Vorschläge für geeignete HR-Software-Anbieter und begleiten die Anbieterauswahl. Bei der Auswahl spielt neben der Priorisierung der Anwendungsfälle (bspw. Recruiting, Stammdatenmanagement, Talentmangement, Skillmanagement) mit den konkreten, benötigten Funktionen auch die Bevorzugung von Suiten versus Best-of-Bread Ansätzen eine Rolle. Des Weiteren natürlich auch Punkte wie Kosten, Implementierungsdauer, Zukunftsfähigkeit und Supportangebote. Das hängt ganz von den individuellen Prioritäten und Bedürfnissen des Unternehmens ab.

  1. Angemessenes Training

Ein angemessenes Training und die rechtzeitige Einarbeitung aller betroffenen Mitarbeiter ist unerlässlich . Hilfreich ist dabei mit Key-Usern zu beginnen, welche dann wiederum weitere Kollegen schulen und diesen zur Seite stehen können.  Auch sollte eine offene Kommunikation mit dem HR-Team stattfinden, dass die Digitalisierung das Team nicht ersetzen, sondern unterstützen wird! Der Einsatz von digitalen Tools ist immer auch eine menschliche Transformation. Bisher erlernte Arbeitsroutinen verändern sich und der eine braucht dabei mehr, der andere weniger Anleitung und Mindset-Shift.  Die Implementierung einer neuen HR-Software ist ein bedeutender und wirkungsvoller Schritt in die Zukunft der HR-Arbeit. Wir von HR Tech Consulting,  unterstützen Sie dabei gerne. Egal, ob Sie zum ersten Mal eine HR-Software im Unternehmen einführen möchten oder ob Sie sich mit einem Wechsel-Gedanken tragen oder Sie ggfs. weitere Prozesse digitalisieren möchten, die es bisher nicht waren.  Zögern Sie nicht, die noch nicht entfalteten Digitalisierungspotenziale innerhalb Ihrer HR-Arbeit zu entfalten. Es lohnt sich!

[1] HR’s Role in Leading Digitalization | Gartner

[2] Digitalising HR: The future of the workplace (bmmagazine.co.uk)

[3] Digital transformation of recruitment: How can you benefit? – Workable