Payroll- die unterschätze Software der HR Abteilung. Im Interview mit Payroll-Experte Sebastian Struck (Senior Berater der HR Tech Consulting)

In diesem Interview mit Sebastian Struck, Senior Berater der HR Tech Consulting und Spezialist für HR Software und Payroll, geht es um HR Prozesse und insbesondere die Kombination der Themen IT, Software und Payroll. Vielleicht kannst Du dich und deine Position im Unternehmen zu Beginn kurz vorstellen.

Sebastian: Die Freude ist ganz meinerseits! Ich bezeichne mich selbst gerne als „Komplize in Sachen HR-Digitalisierung“, weil meine Leidenschaft darin liegt, Personalabteilungen auf ihrer Digitalisierungs-Reise bzw. Reiseplanung zu unterstützen. Als Senior Berater bei der HR Tech Consulting liegt genau hierin meine Kern-Kompetenz. Hierbei bilden mein Digitalisierungs-Gen und meine Erfahrungen aus langjährigen Tätigkeiten in unterschiedlichen HR-Positionen eine perfekte Basis.

Payroll Software

Du hast im Laufe deiner beruflichen Karriere bereits viele Berührungspunkte mit HR Software, besonders auch im Bereich Payroll gehabt. Wie sieht für dich ein optimales Zusammenspiel zwischen einer HCM Software und Personalabrechnungssystemen aus?  Wie kommen z.B. Daten (Eintritte, Austritte, Gehaltsänderungen, Arbeitszeitreduktion, Krankheit, Bonus, etc ) aus dem operativen HR Tagesgeschäft in die Abrechnung?

Sebastian: Ich höre oft: am liebsten automatisch und in Echtzeit. Aber ganz so trivial ist dies in der Realität leider nicht. Man denke nur an rückwirkende Änderungen mit entsprechenden Rückrechnungen oder Korrekturen. Dennoch: ein hoher Grad an automatischer Datenübertragung minimiert die Fehlerquote – egal ob integrierte Lösung, echte Schnittstelle oder Ex-/Import Funktion. Wichtig dabei ist, klar zu definieren, welches das führende Datensystem ist.

Mein Lieblingsbeispiel ist der Name einer neu einzustellenden Mitarbeiterin. Vielleicht kennt dies jemand so oder so ähnlich aus seinem/ihren Unternehmen. Dieser Name wird im Rahmen des Einstellungsprozesses 20 Mal händisch von unterschiedlichen Personen in irgendwelche Systeme, Dokumente, Formulare, Verteiler und Listen eingegeben, um die neue Mitarbeiterin arbeitsfähig zu machen. Allein dieses Vorgehen hat eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass
der Name irgendwo falsch hinterlegt wird. Dummerweise ist dies jetzt ein Name, der auch noch Umlaute enthält, was das Risiko unterschiedlicher Schreibweisen noch zusätzlich erhöht. Fällt eine falsche Schreibweise nicht sofort auf, ist eine einfache Korrektur zu einem späteren Zeitpunkt, je nach System gar nicht so einfach (Stichwort: Ticket eröffnen….). Viele Personen sind in diesem Beispiel gut beschäftigt.

Wäre es nicht ein Traum, wenn der Name, den die neue Mitarbeiterin am besten kennt und mit hoher Wahrscheinlichkeit im Bewerbungsverfahren selbst angegeben hat, nicht ein einiges Mal manuell übernommen und irgendwo eingegeben werden müsste?

Das ist mein Bild von einem optimalen System-Zusammenspiel!

Software Angebot

Den Großteil des Marktes im Bereich Payroll teilen sich etablierte Anbieter Wie ist deine Einstellung zum Thema: die Abrechnung selber im eigenen Unternehmen durchzuführen (Inhouse) oder auf eine Outsourcinglösung zurückzugreifen?

Sebastian: Dies ist eine Diskussion, die schon seit je her geführt wird. Es gibt natürlich für beide Seiten Vor- und Nachteile. Es kommt immer darauf an, wo ich als Unternehmen herkomme. Ich persönlich finde Zwischenlösungen wie z.B. Teil-Outsourcing von Spezialthemen (z.B. Entsendungen oder Betriebsrentner) oder Auslagerung der Datenverarbeitung (bei interner Datenerfassung) sowie das Hosting und die Betreuung des Abrechnungssystems sehr interessant. Dies gehört heutzutage zum Standardangebot vieler Dienstleister. Deshalb geht es längst nicht mehr nur um entweder/oder.

Es geht dabei neben dem reinen Thema Kosten immer wieder um die individuelle Abwägung und Gewichtung von Qualität, Steuerungsmöglichkeiten und Kontrolle, Kommunikation und Datenfluss, Komplexität sowie Wissen, welches ständig up-to-date sein muss.

Und eben diese Abwägung muss jedes Unternehmen für sich vornehmen. Dabei unterstützen wir gerne.

Auswahlschwierigkeiten

Worin liegt im Entscheidungsprozess Outsourcing oder Inhouse die Heimtücke?

Sebastian: Die Heimtücke liegt darin, dass man sich bei der Entscheidung für ein Outsourcing zu vorschnell von potenziellen Kosten(einsparungen) leiten lässt. Die prognostizierten Einsparungen lassen sich oftmals nicht erzielen. Oft sind es variable Kosten, die das Konstrukt teurer werden lassen. Beispielsweise lässt sich der Dienstleister, je nach Vertrag, jede einzelne Dienstleistung (Korrekturen von Gehaltsabrechnungen, Kostenstellenänderungen, Anlage von neuen Lohnarten, etc.) einzeln bezahlen. Aber auch die Zufriedenheit mit der Kommunikation mit dem Dienstleister erkennt man erst in der tatsächlichen Zusammenarbeit (Stichwort Hotline oder Ticketsystem).

Bei der Entscheidung für eine Inhouse Payroll liegt
die Heimtücke darin, dass man möglicherweise nicht
alle Aspekte in die Entscheidungsfindung einbezieht.
Fachkräftemangel, Fluktuation und fehlendes Back-up sind
nur einige Beispiele, die oft unbeachtet bleiben oder falsch eingeschätzt werden.

Zielgruppen Fitting

Wenn du ein neues Projekt beginnst, bei dem es um die Einführung einer neuen Softwarelösung geht, was sollte eine optimale Lösung im Falle eines:

1. Startups
2. Mittelständigen Unternehmens
3. Konzerns können?

Sebastian: Hierauf gibt es nicht DIE eine Antwort und DIE optimale Lösung. Jedes Unternehmen, egal welcher Größe, stellt unterschiedliche Anforderungen und setzt unterschiedliche Schwerpunkte. Aber alle Unternehmen haben gemeinsam, dass die Personalabrechnung korrekt funktionieren muss. Und hierbei kommt es einerseits auf die Qualität der Mitarbeiter(stamm)daten und andererseits auf einen hohen Grad an Standardisierung und klare Prozesse an.

Deshalb ist es zu Beginn von neuen Projekten wichtig zu verstehen, wie hoch die Bereitschaft des Unternehmens ist, sich von bestehenden (oft langjährig gewachsenen oder auf Personen mit bestimmtem Fachwissen zugeschnittenen) Prozessen zu lösen und sich auf Best-Practices einzulassen.

Andererseits sollte auch die Software-Lösung entsprechende Flexibilität besitzen, unternehmens-spezifische Anforderungen abbilden zu können.

Implementierungsprozess

Nach erfolgreicher Auswahl geht es zur Implementierung der Software. Gibt es allgemeine Schritte, die bei jeder Implementierung gleich ablaufen? Wie sehen diese aus?

Sebastian: Nach der Auswahl der Software und des Implementierungspartners beginnt die eigentliche Software Einführung. Folgende Schritte werden dabei üblicherweise auf Kundenseite durchlaufen. Teilweise können sich Schritte überschneiden oder auch parallel ablaufen. Auch Reihenfolge und Umfang können variieren:

• Projektmethode auswählen (da das Zielbild bereits in großen Teilen definiert ist, wird dies eher ein klassischer Projektansatz sein)
• Projektmanagement etablieren und Projektplan erstellen
• In „Funktional Design Sessions“ (Konfigurationsworkshops) werden Kunden-Anforderungen und Rollenkonzepte definiert, die dann im System abgebildet werden.
• „Customer Confirmation Sessions“ stellen erste Abnahmepunkte im Entwicklungssystem dar, um frühzeitig zu überprüfen, ob die Konfiguration im System dem gewünschten Ergebnis entspricht.
• Schulungen planen und durchführen (Tester, End-User)
• Entwicklung von Testszenarien und Testen, Testen Testen (großzügige Testphasen einplanen) sowie Abnahme durch die Anwender (UAT)
• Migration von Altdaten
• Bereitstellung / Integration / Installation der Software
• Go Live des Systems
• Nacharbeiten und Support

Während der gesamten Einführungsphase sollten die Themen „Stakeholder Management“ und „Change Management und Kommunikation“ berücksichtigt werden.

Ausblick

Wenn du an die Zukunft von Payroll Software denkst, welchen Fortschritt kannst du dir zukünftig in dem Bereich vorstellen? Wo gibt es noch Optimierungsbedarf?

Sebastian: Der Fachkräftemangel wird für alle HR-Disziplinen einer der bestimmenden Faktoren und Treiber in den kommenden Jahren werden. Es müssen kreative Lösungen hierfür gefunden werden, die dann auch abrechnungstechnisch umgesetzt werden können. Als ein Beispiel sind länderübergreifende Matrixorganisationen zu nennen. Hierbei sind manche Systeme heute noch zu unflexibel.

Ein weiterer Punkt ist die „Kommunikation“ bzw. der Datenaustausch (beidseitig!) mit externen Stellen (Finanzamt, Krankenkassen, Behörden, etc). Diese ist weiter ausbaufähig. Die eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) ist ein aktuelles Beispiel.

Auch auf technologischer Seite gibt es noch Potential: flexible Integration, intelligente Automatisierung, HR Analytics, in die Zukunft gerichtete Simulationen und Szenarien-Techniken oder auch Bots kennen wir ja bereits aus anderen Anwendungsbereichen.

Fairerweise muss man aber dazu sagen, dass die Entgeltabrechnung in Deutschland mit vielen Ausnahmeregelungen versehen ist, was z.B. den Einsatz von künstlicher Intelligenz hemmt. Auch im Bereich der Vereinfachung von Regelungen besteht also Optimierungspotential.