HR-Daten & Advanced Reporting

In den Datenbeständen eines jeden Unternehmens stecken unerschlossene Potenziale. In der Regel verfügen Organisationen eher über zu viele als über zu wenige Daten. In diesen Daten verbergen sich sowohl aktuelle Probleme als auch Lösungen. Ein effektives Datenmanagement dient zur Gewinnung von geschäftsrelevantem Wissen aus den verfügbaren Daten. Gerade für HR-Daten darf diese Verantwortung nicht vernachlässigt oder vollumfänglich an einen IT-Bereich delegiert werden, sondern der Personalbereich ist selbst verantwortlich für eine datengestützte Arbeitskultur, um mehr aus den Daten herauszuholen. Unternehmen können sich Dank der Erkenntnisse aus den Daten schneller anpassen, mögliche Chancen und Risiken leichter erkennen und Kosten gezielt senken.

Wir bieten Ihnen dabei folgende Unterstützung an:

HR Reporting_Unterstützung von HR Tech ConsultingHR_Reporting_Unterstützung_von_HR_Tech_Consulting

1 – Data Strategy

Ziele, Herausforderungen und notwendigen Rahmenbedingungen.

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2 – Data Preparation

Auswahl und Aufbereitung von personenrelevanten Daten.

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3 – Data Visualization

Interaktive Visualisierung der interessanten HR-Daten, Beziehungen und KPIs.

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4 – Data Skills & Culture

Mix aus Beratung, Coaching und Online-Training

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Datenstrategie (Data Strategy)

Eine Datenstrategie ist immer dann wichtig, wenn Wissen aus verschiedenen Datenquellen generiert werden soll. Im Personalbereich sind die Daten häufig in verschiedenen Datenbanken, IT-Systemen oder in Excel-Tabellen verfügbar. Also eine fragmentierte Silodatenhaltung. Sehr zutreffend auch das Zitat des Personalvorstands eines mittelständigen Maschinenbauunternehmens, dass Excel „das Blut im Personalbereich ist“ ist. Problematisch dabei ist, dass manuelle Arbeiten sehr fehleranfällig, schwer aktualisierbar und vor allem zeitaufwändig sind. Die dafür aufgewendete Zeit kann der Personalbereich sinnvoller nutzen und sich bspw. um die Belange der Führungskräfte und Mitarbeiter kümmern oder aktuelle strategische Themen wie „New Work“ und „Employee Experience“ im Unternehmen (weiter) zu entwickeln. Dazu ist zunächst eine sinnvolle Datenstrategie erforderlich, die dann entschlossen umgesetzt wird.

Bei der Entwicklung einer Datenstrategie wird der konkrete Fahrplan zur gewinnbringenden Nutzung der HR-Daten für fortgeschrittenes (Advanced) Reporting mit guter User Experience definiert. Dazu werden Ziele, Herausforderungen und notwendige Rahmenbedingungen herausgearbeitet. Damit definieren Sie, wie Sie Ihre personalrelevanten Daten aus internen und ggfs. auch externen Quellen zukünftig nach einem strukturierten Plan nutzen wollen. Sie können damit herausragende Ergebnisse erzielen.

Daten-Vorbereitung (Data Preparation)

Zunächst findet die Sammlung und Beschaffung der im Rahmen der HR-Datenstrategie relevanten Daten statt (Collecting Data). Anschließen werden die Daten gereinigt (Data Cleaning). Dabei werden beschädigte oder ungenaue Datensätze Identifizierung und korrigiert. Dies ist wichtige Basisarbeit für die nachfolgende Weiterverarbeitung der Daten. Möglicherweise haben Sie bereits von „Garbage In, Garbage Out“ (dt. Müll rein, Müll raus) gehört. Demnach sind saubere und valide Daten das kleine Einmaleins für die späteren Berechnungen, um gültige und aussagekräftige Ergebnisse zu produzieren. Der dafür erforderliche Zeitinvest ist abhängig von Datenvolumen und Datenqualität der primären Datenquelle. Eine erster professioneller Datencheck bringt dazu Klarheit. Bei der Arbeit mit Mitarbeiterdaten ist eine besondere Sorgfalt erforderlich. Sowohl Datenschutz als auch Mitbestimmung sind angemessen zu berücksichtigen, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu erhalten und weiter zu stärken. Eine frühzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten ist hier unerlässlich. Eine Herausforderung bei der Nutzung von mitarbeiterbezogenen Daten sind die Datenschutzanforderungen zur Erfassung, Speicher und Sammlung. Hier müssen die aktuellen und zukünftigen Rechtsgrundlagen (z.B. DSGVO) beachtet werden. Dazu ist eine enge Abstimmung mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsräten erforderlich, die HR Consulting bei Bedarf gerne unterstützt.

Datenvisualisierung (Data Visualization)

Die Kommunikation mit Daten war zu keiner Zeit wichtiger als heute. Auf Basis von vorangegangener Datenvorbereitung können Daten visuell dargestellt werden. Dazu werden die Daten in ein Visualisierungstool eingelesen (wir arbeiten v.a. mit Tableau, MS Power BI und Excel) und dort können die interessanten HR-Daten, Beziehungen und KPIs (Key Performance Indicators / strategische Kennzahlen) in einer visuell erfassbaren und interaktiven Form, als Report, Dashboard oder via App dargestellt werden. Erst eine gute Visualisierung enthüllt Muster und Geschichten in den Daten. Datenvisualisierung hilft die Informationen zu ordnen und Verständnis, Interpretation und Aufmerksamkeit zu verbessern. Je Datenquelle und Aktualisierungszyklus der jeweiligen Daten kann die Aktualisierung solcher Reports und Dashboard automatisiert durch Herstellung einer Verbindung zwischen Datenquelle und Visualisierungstool stattfinden. Das geht schneller und effizienter. Dabei ist auch wichtig zu beachten, ob es sich um ein operatives Dashboard (z.B. Recruiting-Dashboard) oder strategische Dashboards (z.B. Management Dashboard zu den wichtigsten HR-Kennzahlen des Unternehmens handelt).

Die visuelle Darstellung kann je nach Metrik, Zusammenhang und Wunsch bspw. als Scatter Chart, Bar Chart, Line Chart, Tree Map, Watterfall Chart oder Histogramm stattfinden.

Datenkompetenz & Datenkultur (Data Skills & Culture)

Für den Aufbau von Datenkompetenz (Data Skills) und einer Datenkultur (Data Culture) in Ihrem Unternehmen bieten wir Ihnen einen Mix aus Beratung, Coaching und Online Training. Wir nennen unser diesbezügliches Angebot „Blended Journey Consulting“. Ihre Mitarbeiter werden dadurch befähigt HR-Datenprojekte eigenständig durchzuführen und auszubauen. Dabei geht es nicht darum, die HR-Mitarbeiter zu Datenwissenschaftlern zu machen, sondern grundlegende Kompetenzen aufzubauen, die dabei helfen, einen sicheren Umgang mit Daten zu entwickeln. Dies unterstützt auch die Etablierung einer Datenkultur (Data Driven Thinking).

Data Driven Thinking übernimmt einen Ansatz, der im Produktmanagement schon lange üblich ist (das sog. „Design Thinking“). Dabei wird der 4-stufige Data Driven Business Cycle als systematische Herangehensweise für komplexe Problemstellungen angewandt:

Der 4-stufige Data Driven Business Cycle als systematische Herangehensweise für komplexe Problemstellungen

Data-Driven-Business-Wheel, Radovic, M. (2018)

Der Umgang mit Daten ist eine Reise, ein Prozess. Es ist definitiv kein klassisches Projekt. Häufig wird erst am Ziel der Reise der wirtschaftliche Nutzen und Wert des verbesserten HR-Datenmanagements vollumfänglich erkannt. Untersuchungen zeigten, dass diese Reise im HR-Bereich rund drei bis fünf Jahre dauert, um das HR-Team in eine gut funktionierende, strategisch wertschöpfende Funktion als Analytiker umzubauen.2

Daher heißt es für Unternehmen – egal ob Konzern, Mittelstand oder Kleinunternehmen – umgehend damit zu beginnen bzw. diese Reise fortzusetzen!

Wir unterstützen Sie dabei gerne – kontaktieren Sie uns.

Beispiele für HR-Daten:

HRIS-Daten (HR-Informationssystem)

Personalbestands- und Planungsdaten (Workforce-Daten)

Personalkosten

Skill-Daten (im Unternehmen verfügbare Profile und Kompetenzen)

Personalentwicklungsdaten (z.B. besuchte Weiterbildungen, erlangte Zertifikate)

Mitarbeiterzufriedenheitsdaten

Fluktuationsdaten (z.B. Betriebszugehörigkeit, Anzahl, Wechselgründe)

Performancedaten (z.B. Performance, Mobilität)

Arbeitsplatzdaten (z.B. Mobile Working, Homeoffice)

Zeitwirtschaftsdaten

Gesundheitsdaten (z.B. Gesundheitsquote, Krankentage)

Produktivitätsdaten (z.B. Auslastung)

Externe Quellen